Budget owners and budget managers

Are project managers accountable for potential overruns in the costs of their projects?

This is a typical question that appears frequently in conversations between PMs. In my opinion PMs must:

  • obtain estimations of the whole costs of the project
  • determine the budget for the project
  • obtain the funds from the sponsor
  • agree with the sponsor on how to control the costs of the project
  • ensure that there is a system to track all the costs of the project and that it is properly used
  • inform periodically all the relevant stakeholders about the actual costs (vs the planned ones)
  • manage change requests and obtain approvals (or not) if additional costs are required

In big organizations there are usually sponsors and executive sponsors.

Executive sponsors are the ones who own the budget.

They provide the funds and guide the project in order that it delivers results according to the strategy. However these kind of people are usually very busy and is not easy to get access to them. It is important to ensure that thay delegate some functions in the ‘simple’ sponsors.

Sponsors are less senior people but frequently more prepared to understand technical details and with enough availability to dedicate time to the project in a regular basis. It is important to identify one of them in your project and to obtain their commitment to support you as a PM.

Sponsors do not own the budget but they have authority to manage it.

They are the ones that can follow with the PM the day to day of the project, read the updated cost reports and even approve some limited additional costs. They make the life of the PM easier and are crucial for the project success.

What is your experience with sponsors? Have you identified these 2 roles in your projects? Do you have this kind of sponsors in your organization?

 

Budget owners and budget managers

7 tips to work with virtual teams

Let’s say it. Executing projects with virtual teams has many advantages but, in spite of the many tools that are currently available to improve the communication between team members when they are not co-located, working with virtual teams has an added level of difficulty. Is it possible to take advantage of the benefits without die trying?

I have been managing some virtual teams in the last year and also following the way other project managers in our PMO were doing it. With these experiences and some documentation from experts that I have read recently I have gathered 7 recommendations to have chances of success when you have to manage a virtual team.

7 tips

  1. Be available and keep frequent formal and informal conversations with the team.
  2. Provide the appropiate channels and encourage your team to share their feelings and chat informally whenever they can. It should be a kind of water cooler, using separate chat channels, for instance.
  3. This has not been my case but if there are cultural differences between your team members it is crucial to promote cultural training for all members. For instance, Mediterranean workers are used to take more time for lunch than their northern team mates. It is important that the team understands and respects it whenever it is possible.
  4. Use video calls preferably over chat and email. And, if possible, it is good to have a regular structured video call with the whole team.
  5. Schedule a periodical in-person meeting from time to time. It is better if you can do it early on the beginning of the project.
  6. Provide a rhythm to the team. Stablish regular meetings (same days and time each week) and use best practices of meeting governance.
  7. Introduce the practice of sending a status email at the end of the day to recap the status of on-going tasks and to inform the team members on updates from the customer or other stakeholders.

The key is to treat your far team members the same as your team members who work in your immediate vincinity. Respect them, listem to them, feel their needs and stay in personal and emotional communication constantly.

 

7 tips to work with virtual teams

5 claves para gestionar la comunicación con tus clientes

Hasta hace 1 año mis clientes eran “internos”. El personal de la empresa en la que trabajaba: desde los otros directivos hasta los empleados que utilizaban las aplicaciones que mi departamento (TIC) gestionaba o cualquier persona de la compañía, pues todo el mundo estaba afectado y afectaba al sistema de gestión de la calidad que yo también mantenía.

Mi contacto con los clientes (finales) de mi empresa estaba limitado al aseguramiento de la calidad en los proyectos en los que interveníamos y a las auditorías de calidad que nos hacían o a la integración de algunos de nuestros sistemas informáticos con los de nuestros clientes.

Reunión con cliente

Reunión con cliente. Imagen cortesía de Daniel Vázquez bajo licencia CC BY-NC-SA 2.0

Desde hace casi un año continuo trabajando en la gestión de proyectos pero ahora tengo contacto directo con los clientes reales y potenciales de mi empresa. Mis comunicaciones con ellos afectan directamente a la cuenta de resultados de la compañía. Por este motivo he tenido que desarrollar una serie de habilidades que me han permitido sobrevivir en este nuevo rol y que ahora quiero compartir contigo:

  1. Identifica las necesidades de información de cada cliente y adaptate a ellas: tipo de información, formato, periodicidad, estilo de comunicación (empatiza). No todos los clientes son iguales y por ese motivo no se puede tratar a todos por igual. Algunos precisan de información detallada, otros de alto nivel, algunos prefieren presentaciones en powerpoint, otros excels detallados, …
  2. Procura mantener contacto personal con frecuencia con todos tus clientes. Ningún documento ni sistema de videoconferencia puede sustituir a la reunión presencial. Identifica los horarios que más les convienen y visítales periódicamente, conoce en qué trabajan, cómo trabajan, qué nuevas necesidades tienen y cómo las quieren cubrir. Te interesa todo sobre ellos.
  3. Intenta establecer una buena relación personal con tus clientes. Cualquier problema que pueda surgir en el curso del trabajo con ellos se encaja y se soluciona de forma muy diferente si la relación es buena o si es fría. Para mantener relaciones estables y provechosas a largo plazo ayuda mucho que la relación personal sea buena. Empatiza con tus clientes, intenta conocer de ellos más allá de lo estrictamente profesional, invítales a un café o a comer y entabla conversaciones más allá de lo estrictamente profesional.
  4. No te autolimites: no presupongas que un determinado producto o servicio no va a interesarle a un cliente ni tampoco que pueda ser demasiado caro para él. Un buen vendedor debe vender todo su catálogo. Tu cliente siempre te va a sorprender, nunca lo conoces lo suficiente. Deja que sea él quien ponga los límites.
  5. Registra tus interacciones con tus clientes: llamadas, correos, documentación intercambiada, entrevistas, reuniones,… Esto es particularmente importante cuando tu base de clientes empieza a crecer y para que el resto de tu equipo pueda compartir datos contigo. Si puedes, utiliza un sistema CRM para gestionar la relación.

Estos son algunos de mis puntos de aprendizaje. Seguro que tú puedes aportar otros. Me gustaría conocer tu opinión siguiendo tus comentarios.

5 claves para gestionar la comunicación con tus clientes

¿Cómo mejorar identificación de interesados en tu proyecto?

¿Qué hacer si durante la fase de ejecución y seguimiento/control  nos encontramos con que no hemos identificado a un interesado (stakeholder) en nuestro proyecto que, además, resulta que tiene mucho interés y/o influencia en el mismo?

La gestión de interesados es un proceso vivo durante todo el proyecto

La gestión de los interesados es, en cierto modo, como la gestión de los riesgos en nuestro proyecto; no debemos darla nunca por cerrada y hay que revisarla sistemáticamente. Periódicamente es necesario revisar el registro de interesados, el análisis de cada interesado y la estrategia utilizada con él, para introducir los cambios que sean necesarios.

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Stakeholder dashboard (Robert HiggingsCC BY 2.0-)

Inclusión de nuevos interesados durante el proyecto

El inicio del proyecto es la fase en que menos información disponemos. Si, como planteaba la pregunta inicial, nos hemos olvidado o no conocíamos a alguien importante deberemos:

1. Añadirlo al registro de interesados.

2. Evaluar su poder dentro de la organización y su posible interés en relación al proyecto.

3. Analizar cómo puede haber afectado al proyecto su no inclusión hasta la fecha en el grupo de interesados.

4. Definir una estrategia para gestionar nuestra relación con él, partiendo del reconocimiento de que no hemos empezado con buen pie.

5. Efectuar las correcciones necesarias en nuestro Plan de Proyecto, de acuerdo con el sistema de gestión de cambios que hayamos definido, para tener en cuenta a este nuevo interesado. Ésto es especialmente importante si su nivel de influencia en el proyecto es alto.

Técnicas de identificación de interesados

Para evitar que un interesado, especialmente uno importante, se quede fuera de nuestra estrategia de comunicación del proyecto hay algunas herramientas que podemos usar:

– Nominación de interesados: a partir de una lista inicial podemos pedir a cada uno de los interesados ya identificados que nos proponga nuevos interesados en el proyecto. Es recomendable empezar por el sponsor del proyecto y continuar luego con los interesados más influyentes.

– Investigación de base: se trata de estudiar toda la documentación existente en relación a nuestro proyecto y localizar en la organización documentación análoga de proyectos similares. A partir de aquí se toma nota de todos los interesados que aparezcan en dicha documentación, para evaluar si también pueden estar involucrados en nuestro proyecto.

Esta técnica es especialmente interesante si somos directores de proyecto trabajando en una organización nueva para nosotros o que desconocemos.

– Rueda de interesados: La rueda interesados es una especie de lista de control en la que se han identificado todos los principales grupos de interesados​​. Se usa para comprobar la lista de grupos de interés frente a grupos de interés genéricos, con objeto de identificar los que falten.

Es bueno actualizar la documentación del proyecto (lecciones aprendidas) con nuevos grupos o roles que se hayan identificado, para que pueda ser aprovechada en futuros proyectos.

Resumen final

La no inclusión de un interesado importante dentro del Plan de Proyecto puede ser catastrófica. Para evitarlo, utiliza las tres técnicas mencionadas de identificación de interesados y revisa sistemáticamente tu registro de interesados del proyecto y tu estrategia frente a cada uno de ellos.

¿Qué otras técnicas conoces para identificar interesados? Compártelas mediante un comentario a esta entrada para que todos nos beneficiemos de su uso.

¿Cómo mejorar identificación de interesados en tu proyecto?

Using a Blog to support your Project Management Information System

Last summer I started reading “Social Media for Project Managers”, from Elizabeth Harrin. There were many concepts I already knew and some tools I was already using but the book gave me some ideas to use those tools for new purposes. One of them was using a Blog as a part of the PMIS (Project Management Information System) as a project log.

Blog image from http://www.sxc.hu/profile/svilen001
Blog image from http://www.sxc.hu/profile/svilen001

How we use a blog in our project

We started using a blog in a software development project I am managing. The team is young and they are used to these kind of tools so it was not difficult to convince them to start blogging everyday their project activities.

As we all are not working at the same office and also some team members have different working hours, we thought that this tool would help us with its universal accessibility (well, in fact we have limited the access to the blog to the project stakeholders).

These have been the results

After some months of work we have:

  • A project log, explaining what we have done and why we have done it that way. A knowledge repository.
  • A tool useful to train new team members is they are needed in the future.
  • A tool to collaborate. We can receive feedback from the community of project stakeholders through their comments at the blog posts.
  • A tool to build relationships between the team members, as not all of them are collocated.

Some difficulties and risks

But not everything has been easy. We have had establish some ground rules about what to post and how. As every stakeholder may read a post it is not easy to decide the kind of information to include as not all of them have the same needs.

There are some posts that are for internal use (just for the team members), some others are for everybody involved in the project and we are working now in the weekly project status reports, for the project sponsor and the final product users.

As everybody can read every post, the tool we use to filter are tags. If you want to read a project status report you must look for “status” tags in the blog. When a team member looks for some information about the data base he must use some of the tags we have previously agreed to use for these issues, and so on.

What’s your opinion?

What about you, are you using any social media tool to support your projects? What has been the most difficult challenge you have faced to deploy it? What have been the benefits for the project? Any negative result?

Using a Blog to support your Project Management Information System