Budget owners and budget managers

Are project managers accountable for potential overruns in the costs of their projects?

This is a typical question that appears frequently in conversations between PMs. In my opinion PMs must:

  • obtain estimations of the whole costs of the project
  • determine the budget for the project
  • obtain the funds from the sponsor
  • agree with the sponsor on how to control the costs of the project
  • ensure that there is a system to track all the costs of the project and that it is properly used
  • inform periodically all the relevant stakeholders about the actual costs (vs the planned ones)
  • manage change requests and obtain approvals (or not) if additional costs are required

In big organizations there are usually sponsors and executive sponsors.

Executive sponsors are the ones who own the budget.

They provide the funds and guide the project in order that it delivers results according to the strategy. However these kind of people are usually very busy and is not easy to get access to them. It is important to ensure that thay delegate some functions in the ‘simple’ sponsors.

Sponsors are less senior people but frequently more prepared to understand technical details and with enough availability to dedicate time to the project in a regular basis. It is important to identify one of them in your project and to obtain their commitment to support you as a PM.

Sponsors do not own the budget but they have authority to manage it.

They are the ones that can follow with the PM the day to day of the project, read the updated cost reports and even approve some limited additional costs. They make the life of the PM easier and are crucial for the project success.

What is your experience with sponsors? Have you identified these 2 roles in your projects? Do you have this kind of sponsors in your organization?

 

Budget owners and budget managers

¿Cómo mejorar identificación de interesados en tu proyecto?

¿Qué hacer si durante la fase de ejecución y seguimiento/control  nos encontramos con que no hemos identificado a un interesado (stakeholder) en nuestro proyecto que, además, resulta que tiene mucho interés y/o influencia en el mismo?

La gestión de interesados es un proceso vivo durante todo el proyecto

La gestión de los interesados es, en cierto modo, como la gestión de los riesgos en nuestro proyecto; no debemos darla nunca por cerrada y hay que revisarla sistemáticamente. Periódicamente es necesario revisar el registro de interesados, el análisis de cada interesado y la estrategia utilizada con él, para introducir los cambios que sean necesarios.

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Stakeholder dashboard (Robert HiggingsCC BY 2.0-)

Inclusión de nuevos interesados durante el proyecto

El inicio del proyecto es la fase en que menos información disponemos. Si, como planteaba la pregunta inicial, nos hemos olvidado o no conocíamos a alguien importante deberemos:

1. Añadirlo al registro de interesados.

2. Evaluar su poder dentro de la organización y su posible interés en relación al proyecto.

3. Analizar cómo puede haber afectado al proyecto su no inclusión hasta la fecha en el grupo de interesados.

4. Definir una estrategia para gestionar nuestra relación con él, partiendo del reconocimiento de que no hemos empezado con buen pie.

5. Efectuar las correcciones necesarias en nuestro Plan de Proyecto, de acuerdo con el sistema de gestión de cambios que hayamos definido, para tener en cuenta a este nuevo interesado. Ésto es especialmente importante si su nivel de influencia en el proyecto es alto.

Técnicas de identificación de interesados

Para evitar que un interesado, especialmente uno importante, se quede fuera de nuestra estrategia de comunicación del proyecto hay algunas herramientas que podemos usar:

– Nominación de interesados: a partir de una lista inicial podemos pedir a cada uno de los interesados ya identificados que nos proponga nuevos interesados en el proyecto. Es recomendable empezar por el sponsor del proyecto y continuar luego con los interesados más influyentes.

– Investigación de base: se trata de estudiar toda la documentación existente en relación a nuestro proyecto y localizar en la organización documentación análoga de proyectos similares. A partir de aquí se toma nota de todos los interesados que aparezcan en dicha documentación, para evaluar si también pueden estar involucrados en nuestro proyecto.

Esta técnica es especialmente interesante si somos directores de proyecto trabajando en una organización nueva para nosotros o que desconocemos.

– Rueda de interesados: La rueda interesados es una especie de lista de control en la que se han identificado todos los principales grupos de interesados​​. Se usa para comprobar la lista de grupos de interés frente a grupos de interés genéricos, con objeto de identificar los que falten.

Es bueno actualizar la documentación del proyecto (lecciones aprendidas) con nuevos grupos o roles que se hayan identificado, para que pueda ser aprovechada en futuros proyectos.

Resumen final

La no inclusión de un interesado importante dentro del Plan de Proyecto puede ser catastrófica. Para evitarlo, utiliza las tres técnicas mencionadas de identificación de interesados y revisa sistemáticamente tu registro de interesados del proyecto y tu estrategia frente a cada uno de ellos.

¿Qué otras técnicas conoces para identificar interesados? Compártelas mediante un comentario a esta entrada para que todos nos beneficiemos de su uso.

¿Cómo mejorar identificación de interesados en tu proyecto?