How to select a business management software in 7 steps

Once we have decided the kind of enterprise software we are going to use in our organization, it is yet necessary to choose amongst many available alternatives. No matter if we are talking about ERPs, CRMs, Project Management software, … all these markets are quite fragmented and we must decide which provider better suits our needs. But how to do it? Is there a proceeding to reduce the risks of making a wrong decision?

There are no magic recipes but in this post I will explain you how we choosed the CRM in our organization. Previuously we had decided to use a Cloud based CRM but there were yet many options in the market.

1. Organize a team that represents the key affected areas

Any business management software is a tool that affects many areas of an organization. In fact, they are designed to work in processes instead of functional departments. So, it is important to involve in the selection process users of the main areas affected by the new tool.

For instance, in an ERP I would try to include at least, people from Operations, Sales, Finance, Production, Warehouse and IT. The team should be leaded by a Project Manager with experience and knowledge of the company and the industry. In a CRM I would like to have at least people from Marketing, IT, Sales and Operations.

In both cases the composition of the team would depend on the modules of the tool that we want to implement. These management tools usually include many modules and every organization must decide which ones are necessary in its case or simply which ones they want to implement in a first stage.

2. Decide what is important for you

It is important to consider your specific situation and decide what aspects of the new tool are more important to you. Everything does not have the same weight when taking decisions.  For instance, in the selection process we followed to choose the CRM of my company we analyzed:

  • Price
  • Strength of the manufacturer
  • Maturity level of the product
  • Backup offline (availability)
  • Data protection compliance (housing)
  • Processes automation
  • Activity audit
  • Workflows customization
  • Level of possible customization to our needs
  • Storage capacity
  • Possibility to implement the tool without external providers
  • Availability of external support (manufacturer or consultants) if needed.

Everyone of these criteria must have assigned a weight according to its relative importance. Indeed, maybe some of them can be mandatory.

3. Analyze the market to find posible candidates

This is a market research. Now that the team knows what is important for the organization, let them explore the market to find possible candidates.

In this phase it is important to read comments from current users of possible candidates on specialized web sites, talk to consultants, contact the manufacturers, contact to other companies who are using the soft, …

Let the team work

4. Let the team evaluate the candidates

After the research, the team should have some meetings to exchange views and to decide the final candidates that they will assess.

Once they have the group of candidates, one member of the team can present one candidate to the rest of the group, explaining the results of his research. After that, every member of the team should evaluate the candidate according to the criteria identified in point 2.

Finally, every candidate will have a final score based on the average points awarded by the team.

5. Make your proposal to the Direction

In this moment the team is ready to present its results to the managers of the company. The whole group or the members who are more skilled doing presentations should conduct one introduction to the performed study and its results. As a result the team will recommend the implementation of one of the applications studied or consider that there is nothing in the market that suits the needs of the organization.

In the second case, the requirements or the criteria of the organization should be reconsidered. Another possibility could be considering the development of  a customized software for the company. But this is out of the scope of this post.

The company management may accept the recommendation of the team or may consider that a further research must be done to be showed in another presentation.

Once the direction of the company accepts the proposal of the team, the ideal case would be to have a first (or preferred) option and a second option (or B plan).

6. Negotiate with the main candidate

It is important to keep a second option available until the end. This provides your organization some extra bargain power with the providers. They must know that if there is no agreement with them the company has other options.

I am not going to detail in this post how to negotiate with potential vendors. I would need a new post. But it is important to assign the role of main negotiator to a member of the team with experience in these situations.

If you do not achieve an agreement with the main candidate, start your B plan and give the opportunity to the second candidate.

7. Choose

Finally, if you consider that you have achieved a deal with the potential provider that satisfies your needs, propose the agreement to the Direction of your company with your reasons to choose this vendor. And let them decide.

How to select a business management software in 7 steps

Sobre el uso de software libre (FOSS) en la empresa

Hace unos días me encontré una propuesta de discusión en uno de los foros de LinkedIn en los que participo. Por un momento pensé, como luego ha sugerido uno de los otros participantes, que se trataba de una provocación, un troll. La propuesta era Open Source is ideal if you can support it y planteaba las supuestas dificultades de mantener plataformas de software libre en la empresa, frente a las facilidades de las opciones propietarias.

Hace varios años que en la empresa para la que trabajo pusimos en marcha una infraestructura con una importante presencia del software libre.  No me arrepiento. No creo que sea una solución universal, se debe estudiar cada empresa, su cultura, su estrategia (corporativa y de TIC que, dicho sea de paso, deberían estar siempre alineadas), pero creo que es una vía a estudiar en cualquier caso.

Análisis completo.

Mi opinión es que el software libre (FOSS – Free and Open Source Software) debe considerarse como una más de las opciones y analizarse con sus ventajas e inconvenientes cuando se aborda la búsqueda de una plataforma tecnológica que soporte un nuevo servicio.

Para que el análisis sea correcto debe abarcar el coste total de propiedad (TCO) de la plataforma durante todo su ciclo de vida. Es cierto que en el mundo del software libre la mayoría de opciones utilizan licencias de uso gratuitas, pero esa es sólo una parte del coste de las aplicaciones y no siempre la más importante. Hay que tener en cuenta los costes de mantenimiento de hardware y software, la formación, el servicio de soporte, etc.

En el caso de aplicaciones consideradas mission critical considero fundamental disponer de un soporte adecuado, independientemente de que estén basadas en software libre o propietario.

Es cierto que el mantenimiento de aplicaciones basadas en software libre acostumbra a precisar personal de alto nivel técnico frente a algunas opciones propietarias, como las basadas en la plataforma de Microsoft, habitualmente más fáciles de gestionar.

No obstante, cada vez es más fácil conseguir este tipo de soporte incluso para pymes. Se puede optar por internalizar esta función pero en nuestro pais hay ya un buen tejido de empresas de apoyo especializadas en software libre, muy profesionales y que pueden aportar soluciones con garantías para soportar cualquier tipo de servicio corporativo.

El software libre tiene su mercado, es la plataforma líder en servidores web y tiene gran importancia en muchas otras áreas como seguridadCMSBIERPCRM, etc. Probablemente, su punto más débil se encuentra en el mundo del escritorio donde, a pesar de los esfuerzos realizados por Ubuntu, todavía mantiene un estigma de dificultad de uso entre el común de los usuarios de sistemas informáticos.

Ventajas y desventajas del software libre

Sin ánimo de ser exhaustivo,

Ventajas.

Precio. En general, los costes de licencia son nulos o muy inferiores a los de opciones propietarias.

Personalización. Disponer del código fuente permite adaptar al máximo la aplicación a las necesidades del usuario.

Seguridad. La publicación del código fuente es una garantía de seguridad. La fortaleza de una solución de seguridad no debe estar en el desconocimiento de claves y código sino en la potencia de éste último.

Desventajas.

Mayor complejidad de uso y configuración. Ésto es una generalización, pero creo que suele ser cierta.

Dificultad (en algunos casos) de complementarla con otras opciones (propietarias). Por ejemplo, los servidores BES de Blackberry (BB) sólo se entienden con servidores de correo Exchange de Microsoft. Cualquier solución de correo basada en Linux limita las prestaciones del servicio BB, salvo el uso de Zimbra Desktop con un conector apropiado.

Buscar tu propia solución.

En mi empresa utilizamos plataformas basadas  en software libre en algunos servidores corporativos pero no de forma sistemática y tampoco en los escritorios de los usuarios. Hemos procurado buscar la mejor opción para cada función, teniendo en cuenta sus interrelaciones y en nuestro caso el resultado ha sido un sistema mixto basado en plataformas Linux y Microsoft.

En cualquier caso, como cualquier otra opción, el software libre debe ser considerado como posible solución para soportar cualquier tipo de servicio. Al igual que con opciones propietarias, debemos asegurarnos siempre de disponer de un buen soporte y de gestionarlo adecuadamente para no quedarnos en situación de dependencia de nuestro proveedor, utilizando las mejores prácticas que aseguren una razonable transición de servicio. Aunque se decida externalizar el mantenimiento siempre es muy positivo disponer de personal propio con conocimiento suficiente para hablar de tú a tú con el proveedor de este servicio y mantener el control del mismo (como recomienda el llamado principio de agencia de ITIL).

 

Sobre el uso de software libre (FOSS) en la empresa

Evaluación de proveedores (SLM)

Con esta entrada inauguro mi nuevo blog. Mi objetivo es compartir mis experiencias en el día a día de la gestión de las TIC y la Calidad en una pyme española.

Como Responsable de Calidad, estos días estoy coordinando con el resto de áreas implicadas (Operaciones, Compras, RRHH, …) la procedimentación de la evaluación de todos los proveedores de nuestra empresa. Ésto me ha hecho reflexionar sobre la manera como yo mismo evalúo a los proveedores del área TIC, como un elemento más de la gestión de mi relación con ellos.

A priori, el proceso es simple:

1. Definir el servicio y el modo en que debe ser prestado.

2. Monitorizar el servicio.

3. Revisar periódicamente el desempeño del proveedor (informe propio o generado por él)

4. Programar de común acuerdo acciones concretas de mejora, cuando sea preciso.

5. Actualizar el panel de proveedores, eliminando a los no aptos.

La forma como llevemos a cabo el proceso de evaluación nos retrata como departamento

ITIL v3 dispone de un proceso, Gestión del Nivel de Servicio (SLM), dentro de la fase de Diseño del Servicio, que define con mayor detalle todo este proceso.

Mi opinión es que los 5 puntos enunciados son importantes y, más allá del nivel de formalidad con que se lleven a cabo, ninguno de ellos debe ser descuidado.

Por encima de todo, es muy importante asegurarse de que el proveedor de servicios comprende exactamente cuales son aquellos aspectos del servicio que son más importantes para nuestra organización, los que más valoramos, estén o no en el contrato (aunque lo mejor es que estén).

Las revisiones del servicio son muy necesarias. Más allá de los meros informes sobre cumplimiento o no de los SLA establecidos es importante que el proveedor conozca nuestra percepción del servicio que está ofreciendo. Para ésto, una reunión periódica no tiene precio.

Por supuesto, no todos los proveedores y los servicios son iguales. El nivel de detalle y la frecuencia de las revisiones realizadas deben ser mayores en aquellos servicios críticos para la compañía.

Como consecuencia de las revisiones, debe surgir un plan de acciones de mejora, con puntos concretos y fechas concretas de cumplimiento. La mejora continua es una de las herramientas más útiles para garantizar la calidad en las organizaciones.

Si, finalmente, el proveedor no es capaz de cubrir nuestras necesidades adecuadamente debe ser eliminado del panel.

Evaluación de proveedores (SLM)