4 situations where the communication channel matters

Communications are the area where project managers spend most of their time. It is a complex and important area because interacting with people is complex and because it significanty affects the way others see the project, their perceptions.

Choosing the most appropriate communication channel in each situation is crucial to be successful in critical situations.

In general, we have synchronous communication tools, like phone, videoconference, personal meetings or just conversations in the corridors. And also asynchronous tools like email. Chat could be considered a mix between both; it is supposed to be synchronous but many people use it asynchronously.

Let’s analyze some situations now and get some insights about the prefered channels in each case:

  • There is a serious problem in the project. It must be solved urgently as it will affect seriously the delivery date or the quality or the costs of the project.
    • Direct conversation with the client or the project sponsor. Prefered channel: formal or informal personal meeting. If not posible, video conference (the posibility of seeing you increases the chances of success because it transmits also non verbal language) or phone call.
    • After the conversation write an email to confirm the agreements.
  • There is a misunderstanding with a remote collaborator related with specific details of a technical issue.
    • Email with the details followed immediately by a video conference or phone call to clarify.
  • A decision about an issue must be taken by a group of stakeholders. It is a very open point where different approaches could be valid.
    • Meeting with all the involved stakeholders, preferably in person. Alternatively a video or audio conference could be an acceptable option.
    • Follow up email with the minutes of the meeting and the summary of action points agreed upon.
  • One of the project stakeholders disagrees publicly with you and uses an email with many other recipients in the loop.
    • Call him, or better meet him in person, and try to solve the issue directly with him.
    • After the meeting go back to the email and share the conclusions with the rest.

What do you think about the approaches to these situations? Have you been involved in any of them or a similar one? How did you manage it? Did it work?

4 situations where the communication channel matters

Do’s and don’ts when taking over a troubled project

When you become a senior project manager there are more chances that your boss or other managers may trust you when they face a troubled project and need you to bring it back to the path of success.

If they trust you for such kind of mission critical tasks you must be proud. But, after the first moments of increased self-esteem, what do you have to do in order to not deceive the confidence they are placing in you? And what should you avoid?

The following list reflects some points I consider as we must do or avoid in these situations:

The Do’s

  • Set stakeholder expectations
  • Read, look and listen (contract, project requirements,…)
  • Talk to every team member individually and grasp its vision of how the project arrived to that situation
  • Formulate what must be changed
  • Work with the team with new baselines and deliverables definition
  • Reschedule
  • Follow-up the project continuously (advance versus estimations, costs, …) and act immediately in case of deviations
  • Be transparent with the team about the consequences of continuing with the previous  ways of working and get their commitment to apply the changes
  • Change any team member uncommited or who is in a negative mood about the project (that might be spread to the rest of the team)
  • Look for improvements in the project and praise the team for them
  • Catch immediately any undesired behaviour and correct it

The Don’ts

  • Do not make commitments until you have obtained the full picture of the situation
  • Do not badmouth the previous project manager. It is not professional and your client (internal or external) does not need to have transparency of your internal problems
  • Do not criticize publicly any team member (praise in public, criticism privately)
  • Do not exchange quality for speed

 

This is my list but I am sure it can be improved with your comments. I’d love to read your comments and update it with your personal experience.

 

Do’s and don’ts when taking over a troubled project

Mixing Agile and Waterfall aproaches for projects

Many organizations have decided that there is no need to choose between Agile and Waterfall aproaches to manage projects. There is a sinthesys solution than can be tested in some environments.

The project management world has followed a triad evolution, as in Hegel’s dialectical method. Waterfall was the thesis, Agile the antithesis … and now there are approaches that try to be a kind of synthesis of both models. A logical evolution.

 

Mixed approaches

How can agile and waterfall be combined?

There are differents approaches to achieve the convergence of both mindsets:

 

Benefits of a mixed system

What are the benefits of these kind of approaches?

Probably there will be people used to work in ‘pure agile’ or ‘pure waterfall’ environments who will say that these approaches are just a perversion of the core values of their project management systems.

Nevertheless I think there might be situations where these options may be valuable:

  • Organizations who are transitioning from waterfall to agile and vice versa and need to remain in an intermediate step for some time instead of moving directly from one environment to the other one.
  • Organizations where the top management is used to deal with waterfall project managers and whose development teams have found that they achieve a better performance being agile.
  • Complex and big projects where there is part of software development and part of hardware or infrastructure deployment.

 

What is your opinion? Have you tried any hybrid approach to project management? What were the results?

Do you know any other hybrid approach to project management? I would like to know more about it, please add comment with your explanation.

 

 

Mixing Agile and Waterfall aproaches for projects

¿Gestionas tu tiempo o te lo gestionan?

¿Consideras que te falta tiempo en tu jornada laboral para hacer todo el trabajo? ¿Aprovechas bien tu jornada? ¿Regresas a casa con frecuencia con la sensación de no hacer progresado lo suficiente en tus tareas?

En este ‘post’ vamos a analizar la importancia de gestionar bien nuestro tiempo (dentro y fuera de la jornada laboral), vamos a identificar los principales enemigos de la productividad y propondremos algunas soluciones.

Si no somos capaces de gestionar bien nuestro tiempo van a ser los otros, nuestro entorno, quienes nos van a hacer ir siguiendo sus dictados en base a prioridades que probablemente no serán las nuestras.

La importancia de gestionar bien el tiempo en una empresa de servicios

Cuando te dedicas a proporcionar servicios, por ejemplo haciendo aplicaciones móviles como en Slashmobility, el buen o mal uso del tiempo afecta directamente a la cuenta de resultados de la compañía. Nuestros clientes compran horas de nuestro trabajo para que durante las mismas apliquemos en sus Apps todo nuestro conocimiento. Si somos ineficientes vamos a emplear más horas de las necesarias en ese trabajo… y no vamos a poder facturarlas.

Por otra parte, después del jefe, el hecho de acabar quemado es uno de los motivos de abandono más habituales en las empresas. Una de las causas de esta situación es la sensación de falta de control sobre nuestro trabajo, de falta de progreso en nuestras tareas y proyectos,…

Los enemigos de nuestra productividad

Son básicamente 2: las distracciones/interrupciones y la multitarea.

Como ejemplos de interrupciones podríamos incluir el correo electrónico, el chat, el móvil o internet. ¿Tengo que estar continuamente mirando el correo y contestando inmediatamente? ¿O puedo gestionar mis correos 2, 3 ó 4 veces al día y ya está? ¿Se espera que estemos todo el tiempo pendientes de whatsapp? ¿Debemos tener el chat abierto durante toda la jornada laboral? ¿Controlamos nuestro estado en el chat y lo vamos actualizando en base a nuestra disponibilidad? ¿Tenemos el navegador abierto todo el tiempo? ¿Es necesario? ¿Nos limitamos a aquellas pestañas que nos ayudan a realizar la tarea concreta que tenemos entre manos en ese momento?

¿Cómo combatirlos?

 Aquí van algunas propuestas:

  • Escritorio minimalista

No guardamos documentos y/o accesos directos a aplicaciones que puedan distraernos de nuestro trabajo. En su lugar podemos usar programas como ‘Spotlight’ en Mac o ‘Launchy’  en Windows para arrancar aquellas aplicaciones con las que queremos trabajar simplemente escribiendo las primeras letras de su nombre.

  • Navegador minimalista

Sólo mantenemos abiertas aquellas pestañas que nos ayudan a ejecutar la tarea que tenemos entre manos en ese momento. El resto fuera.

  • Uso eficaz de las comunicaciones

El chat es una forma síncrona de comunicación; usémoslo de esa forma pero

  • Informemos a nuestros compañeros de cuando estamos disponibles para chatear y cuando no (porque, por ejemplo, estamos concentrados en realizar una tarea)
  • Si quiero chatear con un compañero, le puedo preguntar si está disponible (tal vez no lo está pero ha olvidado actualizar su estado en el chat) en lugar de abordarlo directamente.
  • Email

Revisemos el correo electrónico y el whatsapp varias veces al día. Cada uno debe decidir la frecuencia que le resulta más conveniente. Pero el resto del tiempo cerramos el cliente de correo y silenciamos whatsapp para evitar distracciones.

Una herramienta de mejora de la productividad: el método GTD

GTD (Getting Things Done) es un método, creado por David Allen para ayudarnos a sistematizar la gestión de las tareas a realizar en nuestro día a día.

No voy a explicar en esta entrada en qué consiste GTD. Podéis encontrar una primera descripción en la Wikipedia, pero os recomiendo que reviséis también los blogs de algunos expertos en el tema como David Torné, Berto Pena o Francisco Sáez.

Comentario final

Tener el control sobre nuestro entorno es complejo. Nuestros compañeros de trabajo, proveedores y clientes pueden seguir dinámicas muy diferentes a las nuestras y afectar negativamente a nuestra productividad.

Sin embargo, en este post hemos visto que hay algunas herramientas que nos pueden ayudar a mejorar la forma como interactuamos con nuestro entorno y mejorar nuestra productividad, al tiempo que estar más satisfechos de nosotros mismos.

No hay recetas mágicas, cada uno debe probar diferentes técnicas y herramientas y encontrar la combinación que le ayude mejor en su día a día.

¿Qué herramientas o métodos utilizáis vosotros? ¿Habéis probado GTD? ¿Cuáles son vuestras impresiones?

Este post se publicó en primer lugar en el blog de Slashmobility

¿Gestionas tu tiempo o te lo gestionan?