3 formas de control de costes que deberías conocer

La rentabilidad de los proyectos es fundamental para la supervivencia del negocio. Un elemento clave en este sentido es el control de los costes.
En la fase de venta el equipo que luego deberá desarrollar el proyecto debería intervenir ya en las estimaciones, sin embargo en esa fase en muchas ocasiones se carece de una información completa y también del tiempo necesario para desmenuzar el proyecto en tareas suficientemente pequeñas como para ser estimadas con facilidad antes de presentarle la propuesta al cliente.
Por otra parte, después, aunque en muchos casos se trabaje con prácticas ágiles los contratos no suelen serlo. En un contrato FP (Fixed Price) el proveedor asume el riesgo en relación a los costes. ¿Cómo podemos mitigar ese riesgo de la mejor manera posible?

Identificación y análisis de riesgos

Idealmente, el equipo que luego llevará a cabo el proyecto debe realizar las estimaciones pero el project mánager debe supervisar estas estimaciones y detectar posibles riesgos; ya sean debidos a la incertidumbre sobre posibles tareas que se van a hacer por primera vez en ese proyecto, a la inexperiencia de parte del equipo, a la falta de definición por parte del cliente (que a menudo empieza a saber lo que quiere conforme va viendo resultados), etc

Actualización del presupuesto en base a riesgos detectados

No es profesional hacer ‘padding’. Por el contrario, podemos hacer 3 cosas en el presupuesto en base a los riesgos:
1. Actualizar las partidas concretas en las que hemos detectado riesgos, para cubrir los costes de las actividades previstas para mitigarlos o eliminarlos.
2. Incluir una partida (contingecy reserves) para afrontar que se materialicen aquellos riesgos detectados pero que no hayamos podido ver cómo eliminar por completo en el análisis de riesgos realizado.
3. Incluir una partida final (management reserves) para cubrir posibles riesgos no detectados. Si todo va bien, no tendremos que hacer uso de esta partida y de esta forma no inflamos artificialmente partidas del presupuesto ‘por si acaso’.

Control de costes durante el proyecto

Una buena opción es usar la medición del valor ganado (Earned Value Measurement, EVM). Esta metodología permite medir la situación de un proyecto en relación a su alcance, su calendario y sus costes (que son el motivo inicial de este post).
Los resultados del EVM permiten detectar desviaciones, hacer previsiones y solicitar cambios con datos en la mano que los soporten.

¿Cómo controlas los costes en tus proyectos? ¿Has utilizado EVM?
¿Eres capaz de prever cómo acabará tu proyecto? ¿Dispones de datos suficientes para soportar tus previsiones o para fundamentar los cambios necesarios durante la vida de un proyecto?

3 formas de control de costes que deberías conocer