Budget owners and budget managers

Are project managers accountable for potential overruns in the costs of their projects?

This is a typical question that appears frequently in conversations between PMs. In my opinion PMs must:

  • obtain estimations of the whole costs of the project
  • determine the budget for the project
  • obtain the funds from the sponsor
  • agree with the sponsor on how to control the costs of the project
  • ensure that there is a system to track all the costs of the project and that it is properly used
  • inform periodically all the relevant stakeholders about the actual costs (vs the planned ones)
  • manage change requests and obtain approvals (or not) if additional costs are required

In big organizations there are usually sponsors and executive sponsors.

Executive sponsors are the ones who own the budget.

They provide the funds and guide the project in order that it delivers results according to the strategy. However these kind of people are usually very busy and is not easy to get access to them. It is important to ensure that thay delegate some functions in the ‘simple’ sponsors.

Sponsors are less senior people but frequently more prepared to understand technical details and with enough availability to dedicate time to the project in a regular basis. It is important to identify one of them in your project and to obtain their commitment to support you as a PM.

Sponsors do not own the budget but they have authority to manage it.

They are the ones that can follow with the PM the day to day of the project, read the updated cost reports and even approve some limited additional costs. They make the life of the PM easier and are crucial for the project success.

What is your experience with sponsors? Have you identified these 2 roles in your projects? Do you have this kind of sponsors in your organization?

 

Budget owners and budget managers

3 formas de control de costes que deberías conocer

La rentabilidad de los proyectos es fundamental para la supervivencia del negocio. Un elemento clave en este sentido es el control de los costes.
En la fase de venta el equipo que luego deberá desarrollar el proyecto debería intervenir ya en las estimaciones, sin embargo en esa fase en muchas ocasiones se carece de una información completa y también del tiempo necesario para desmenuzar el proyecto en tareas suficientemente pequeñas como para ser estimadas con facilidad antes de presentarle la propuesta al cliente.
Por otra parte, después, aunque en muchos casos se trabaje con prácticas ágiles los contratos no suelen serlo. En un contrato FP (Fixed Price) el proveedor asume el riesgo en relación a los costes. ¿Cómo podemos mitigar ese riesgo de la mejor manera posible?

Identificación y análisis de riesgos

Idealmente, el equipo que luego llevará a cabo el proyecto debe realizar las estimaciones pero el project mánager debe supervisar estas estimaciones y detectar posibles riesgos; ya sean debidos a la incertidumbre sobre posibles tareas que se van a hacer por primera vez en ese proyecto, a la inexperiencia de parte del equipo, a la falta de definición por parte del cliente (que a menudo empieza a saber lo que quiere conforme va viendo resultados), etc

Actualización del presupuesto en base a riesgos detectados

No es profesional hacer ‘padding’. Por el contrario, podemos hacer 3 cosas en el presupuesto en base a los riesgos:
1. Actualizar las partidas concretas en las que hemos detectado riesgos, para cubrir los costes de las actividades previstas para mitigarlos o eliminarlos.
2. Incluir una partida (contingecy reserves) para afrontar que se materialicen aquellos riesgos detectados pero que no hayamos podido ver cómo eliminar por completo en el análisis de riesgos realizado.
3. Incluir una partida final (management reserves) para cubrir posibles riesgos no detectados. Si todo va bien, no tendremos que hacer uso de esta partida y de esta forma no inflamos artificialmente partidas del presupuesto ‘por si acaso’.

Control de costes durante el proyecto

Una buena opción es usar la medición del valor ganado (Earned Value Measurement, EVM). Esta metodología permite medir la situación de un proyecto en relación a su alcance, su calendario y sus costes (que son el motivo inicial de este post).
Los resultados del EVM permiten detectar desviaciones, hacer previsiones y solicitar cambios con datos en la mano que los soporten.

¿Cómo controlas los costes en tus proyectos? ¿Has utilizado EVM?
¿Eres capaz de prever cómo acabará tu proyecto? ¿Dispones de datos suficientes para soportar tus previsiones o para fundamentar los cambios necesarios durante la vida de un proyecto?

3 formas de control de costes que deberías conocer