5 key benefits obtained when choosing a cloud based software

Some months ago I was involved in the selection of a CRM for my company. The first decision was easy to take: we needed a cloud based CRM. Why?

The benefits

We are a young start-up so the next benefits applied to us:

1. No investment required. It is all Opex, no Capex. You just pay a monthly fee based in the number of licenses that you order.

2. No installation needed. You access the application just with your browser. This means you don’t need any additional hardware either.

3. You can access the CRM from anywhere (if you have internet access, of course) and also from mobile devices too.

4. No maintenance efforts required. As there is no installation in our systems we don’t have to maintain the software either. The software provider is in charge of that.

5. We don’t have to update the application. The software provider takes care of that and includes the service in the monthly fee.

Lithium-CRM

CRM System (image by Wikimedia Commons under CC-BY-SA 3.0)

The risks

But we also had to consider some potential risks. The most important ones were:

1. Will our data be safe out of our premises? There is no system 100% safe. You must study well your provider and ask for guarantees about any possible safety risk.

One point to consider is that if you compare the security level of any of the big cloud players with what an average (SMB) company can do there is a huge gap in favor of the first one.

2. What if our service provider closes and stops the service? To be protected against this possibility you should consider working with companies with years of experience and a solid financial situation. So, more homework for you.

3. Can we have legal issues if the data from our customers is out of the EU? It depends on the level of the personal data that you keep but it is very interesting to have your data in servers physically located in a EU country.

If you must use a provider who has its servers in the USA you will have to check that he is included in that Safe Harbor lists.

4. Will our data be available whenever we need it? In this case you should compare the level of availability between different service providers but also the level of availability that you could have with your own infrastructure.

After all these considerations and some discussions with the shareholders of the company we decided to start using a cloud based CRM.

But there are many of them. In another post I will share the methodology that we used to choose amongst the existing offer of service providers.

What about you? Does your company use cloud services? Why? Are you considering to start using them in the near future?

5 key benefits obtained when choosing a cloud based software

5 claves para gestionar la comunicación con tus clientes

Hasta hace 1 año mis clientes eran “internos”. El personal de la empresa en la que trabajaba: desde los otros directivos hasta los empleados que utilizaban las aplicaciones que mi departamento (TIC) gestionaba o cualquier persona de la compañía, pues todo el mundo estaba afectado y afectaba al sistema de gestión de la calidad que yo también mantenía.

Mi contacto con los clientes (finales) de mi empresa estaba limitado al aseguramiento de la calidad en los proyectos en los que interveníamos y a las auditorías de calidad que nos hacían o a la integración de algunos de nuestros sistemas informáticos con los de nuestros clientes.

Reunión con cliente

Reunión con cliente. Imagen cortesía de Daniel Vázquez bajo licencia CC BY-NC-SA 2.0

Desde hace casi un año continuo trabajando en la gestión de proyectos pero ahora tengo contacto directo con los clientes reales y potenciales de mi empresa. Mis comunicaciones con ellos afectan directamente a la cuenta de resultados de la compañía. Por este motivo he tenido que desarrollar una serie de habilidades que me han permitido sobrevivir en este nuevo rol y que ahora quiero compartir contigo:

  1. Identifica las necesidades de información de cada cliente y adaptate a ellas: tipo de información, formato, periodicidad, estilo de comunicación (empatiza). No todos los clientes son iguales y por ese motivo no se puede tratar a todos por igual. Algunos precisan de información detallada, otros de alto nivel, algunos prefieren presentaciones en powerpoint, otros excels detallados, …
  2. Procura mantener contacto personal con frecuencia con todos tus clientes. Ningún documento ni sistema de videoconferencia puede sustituir a la reunión presencial. Identifica los horarios que más les convienen y visítales periódicamente, conoce en qué trabajan, cómo trabajan, qué nuevas necesidades tienen y cómo las quieren cubrir. Te interesa todo sobre ellos.
  3. Intenta establecer una buena relación personal con tus clientes. Cualquier problema que pueda surgir en el curso del trabajo con ellos se encaja y se soluciona de forma muy diferente si la relación es buena o si es fría. Para mantener relaciones estables y provechosas a largo plazo ayuda mucho que la relación personal sea buena. Empatiza con tus clientes, intenta conocer de ellos más allá de lo estrictamente profesional, invítales a un café o a comer y entabla conversaciones más allá de lo estrictamente profesional.
  4. No te autolimites: no presupongas que un determinado producto o servicio no va a interesarle a un cliente ni tampoco que pueda ser demasiado caro para él. Un buen vendedor debe vender todo su catálogo. Tu cliente siempre te va a sorprender, nunca lo conoces lo suficiente. Deja que sea él quien ponga los límites.
  5. Registra tus interacciones con tus clientes: llamadas, correos, documentación intercambiada, entrevistas, reuniones,… Esto es particularmente importante cuando tu base de clientes empieza a crecer y para que el resto de tu equipo pueda compartir datos contigo. Si puedes, utiliza un sistema CRM para gestionar la relación.

Estos son algunos de mis puntos de aprendizaje. Seguro que tú puedes aportar otros. Me gustaría conocer tu opinión siguiendo tus comentarios.

5 claves para gestionar la comunicación con tus clientes