Do’s and don’ts when taking over a troubled project

When you become a senior project manager there are more chances that your boss or other managers may trust you when they face a troubled project and need you to bring it back to the path of success.

If they trust you for such kind of mission critical tasks you must be proud. But, after the first moments of increased self-esteem, what do you have to do in order to not deceive the confidence they are placing in you? And what should you avoid?

The following list reflects some points I consider as we must do or avoid in these situations:

The Do’s

  • Set stakeholder expectations
  • Read, look and listen (contract, project requirements,…)
  • Talk to every team member individually and grasp its vision of how the project arrived to that situation
  • Formulate what must be changed
  • Work with the team with new baselines and deliverables definition
  • Reschedule
  • Follow-up the project continuously (advance versus estimations, costs, …) and act immediately in case of deviations
  • Be transparent with the team about the consequences of continuing with the previous  ways of working and get their commitment to apply the changes
  • Change any team member uncommited or who is in a negative mood about the project (that might be spread to the rest of the team)
  • Look for improvements in the project and praise the team for them
  • Catch immediately any undesired behaviour and correct it

The Don’ts

  • Do not make commitments until you have obtained the full picture of the situation
  • Do not badmouth the previous project manager. It is not professional and your client (internal or external) does not need to have transparency of your internal problems
  • Do not criticize publicly any team member (praise in public, criticism privately)
  • Do not exchange quality for speed

 

This is my list but I am sure it can be improved with your comments. I’d love to read your comments and update it with your personal experience.

 

Do’s and don’ts when taking over a troubled project

Diseño de un SGC según ISO 9001

Ya he hablado en otras entradas de este blog de los principios y fases de un proceso de implantación de un sistema de gestión de la calidad (SGC) según ISO 9001. También de la primera fase; la planificación. Para continuar con el ciclo, voy a dedicar esta entrada al diseño del sistema. La D del ciclo PDCA.

Una vez realizado el diagnóstico de la situación, después de haber logrado el compromiso efectivo de la dirección y tras haber llevado a cabo una buena planificación debemos pasar a la acción. En mi opinión hay 4 ingredientes imprescindibles es esta segunda fase: información a todo el personal de la organización, formación en gestión de la calidad adaptada a las necesidades de cada grupo de empleados, desarrollo de la documentación del sistema e implantación de los diferentes procesos de la empresa en base a la documentación desarrollada. Vamos a ver cada uno de estos 4 puntos con más detalle.

Información

En cualquier proyecto, un Director de Proyectos pasa la mayor parte de su tiempo gestionando las comunicaciones del proyecto. En un proyecto de implantación de un SGC ésto también es así. En esta fase es fundamental informar a todos los miembros de la organización de:

  • lo que se pretende conseguir,
  • el nivel de implicación que se espera de ellos,
  • cómo les va afectar el proyecto.

La información proporcionada debe ser adaptada al puesto de cada persona en la organización y debe mostrar el compromiso de la organización con el proyecto.

Comunicación con todos los interesados en el proyecto
Comunicación con todos los interesados en el proyecto

Fotografía cortesía de Paul Shanks bajo licencia CC BY-NC 2.0

Formación

La formación debe tener como objeto sensibilizar sobre la calidad en el trabajo y mejorar la comprensión del sistema de gestión, para que todos los afectados puedan comprender los cambios que se van a producir y actuar de forma favorable (o al menos no contraria) a los mismos.

Al igual que la información, la formación deberá adaptarse al puesto y responsabilidades de cada miembro de la organización. Su contenido y duración dependerán del tamaño de la organización pero también de su nivel de madurez en relación a la calidad.

Documentación

Una de las bases de la calidad es la estandarización. Una herramienta fundamental para la estandarización es la documentación, que un vehículo para lograr que las tareas se realicen siempre de la misma forma.

La documentación debe ser redactada en la forma más simple y comprensible, debe describir la forma correcta la forma de realizar las tareas, debe incorporar todo el conocimiento acumulado de la organización, informando de responsabilidades y relacionando unos procesos con otros.

Conforme se vayan redactando procedimientos (que son los documentos que describen los diferentes procesos de la organización) es bueno empezar con su implantación. No obstante, es importante remarcar que lograr la implantación requiere de mucho más tiempo que el de la simple redacción de los procedimientos, especialmente si se parte de un bajo nivel de madurez en relación a la calidad en la organización.

Implantación

Conforme se finaliza la redacción de los documentos y se arranca su puesta en marcha es preciso realizar una serie de actividades con objeto de fijar los nuevos procesos y cambios introducidos:

  • empezar a realizar las tareas cotidianas según se describe en los procedimientos e instrucciones,
  • realizar un seguimiento y verificar de forma distendida el nivel de aplicación,
  • corregir los procedimientos en base al feedback obtenido en el seguimiento.

¿Qué opinas de este modelo de diseño? ¿qué elementos utilizáis en tu organización?¿consideras que hay algún ingrediente importante que falte?

Diseño de un SGC según ISO 9001

Gestionar la incertidumbre

Cambios y más cambios

Vivimos tiempos de profundos cambios. Posiblemente por el hecho de estar en pleno ojo del huracán no seamos conscientes de lo mucho que está cambiando nuestra vida en los últimos años. Y lo que queda.

Los cambios generan incertidumbre y la incertidumbre da paso al estrés. ¿Estamos preparados para gestionarlo? La situación es complicada porque es importante tener autocontrol y gestionar correctamente nuestras emociones en casa con la familia, en la oficina con nuestros compañeros de trabajo, jefes o clientes. Y lo cierto es que las tensiones se observan a cada paso que das.

He leído bastante sobre el tema y he practicado algunas técnicas. No me considero un experto ni mucho menos pero sí que me gustaría compartir (siguiendo la filosofía básica de este blog) algunas ideas con vosotros, por si os pueden ser de utilidad.

Incertidumbre

Incertidumbre, por Manon71. Licencia Creative Commons.

No tenemos el control de nuestros proyectos

Hay técnicas aplicables a la gestión de proyectos y técnicas aplicables a nuestra forma de actuar personal, como jefes de proyecto.

En mi opinión un concepto fundamental es asumir que no tenemos el control. Con frecuencia pensamos ésto pero nuestra mente se empeña en mantenernos en una especie de falsa ilusión de que tenemos el control de nuestra vida, de nuestros proyectos. Sin embargo, momentos clave como la muerte repentina de un ser querido o las drásticas decisiones empresariales que están a la orden del día y que cambian de un plumazo la vida de muchos trabajadores o el rumbo de muchos proyectos nos vuelven a poner en nuestro sitio y nos sirven para recordar que somos muy pequeños y que sería muy osado creer que lo controlamos todo.

Es inútil preocuparse, y mucho menos enfadarse, por aquellas cosas que no podemos controlar. Debemos centrarnos en hacer bien todo aquello que depende de nosotros y olvidarnos de todo lo demás. En el ámbito de la gestión de proyectos, a mi me ayuda mucho una buena gestión de los riesgos del proyecto: no podemos evitar que algunas cosas pasen pero sí que podemos preverlas, analizar cual debe ser nuestra respuesta (si es que debe haber respuesta) y prepararnos para poder actuar cuando sea preciso.

No todo es previsible y solucionable pero saber que has previsto respuestas frente a los principales riesgos de tu proyecto te da tranquilidad. Una vez hecho ésto, relájate y disfruta. Y periódicamente, dentro de la vida de tu proyecto, vuelve a revisar riesgos. Algunos de los anteriormente identificados se podrán descartar ya y probablemente aparecerán otros nuevos que habrá que gestionar.

No tenemos el control de nuestra vida

A nivel más personal, lo que nos hace daño no es lo que nos sucede sino la forma como reaccionamos ante lo que nos sucede.

No podemos controlar todo lo que nos puede llegar a suceder pero sí que podemos controlar la forma como vamos a reaccionar ante lo que nos sucede. Sé que es más fácil decirlo que hacerlo y que se necesita una fuerte disciplina mental para actuar de esta forma pero yo lo he intentado hacer en algunas situaciones críticas y me ha servido.

Otro concepto importante. Debemos vivir el ahora, no el pasado (que ya no está) ni el futuro (que puede no ser como esperamos). No debemos pasarnos la vida, perdiendo el tiempo con nuestra mente siempre viviendo en un momento que no es el presente, el único que es real. Hay que tratar de olvidarse del futuro y de las consecuencias de nuestros actos del presente. La mente debe estar centrada en el ahora y lo que deba venir ya vendrá. Sobretodo, y vlviendo sobre un concepto anterior,  si no depende de mi lo que suceda en el futuro no vale la pena preocuparse por ello. En inglés, esta actitud se describe como “mindfulness“, que en español podríamos traducir como “conciencia plena”. No quiero extenderme en ello porque hay muchos recursos  sobre el tema en internet y es algo que va más allá del propósito de este blog.

Conclusiones

No te obsesiones por tener el control. No es posible.

Ten una actitud flexible, previendo posibles eventualidades y preparándote para ellas.  Una vez hecho ésto, olvídate de los riesgos que corres hasta que un desencadenante haga que se materialicen y, con ellos, tu respuesta. Mientras ésto no se produzca, estate tranquilo y céntrate en el ahora, no en el futuro ni en el pasado.  Haz bien tu trabajo.

Periódicamente revisa de nuevo los riesgos de tu proyecto, para adaptarte a los cambios.

¿Qué opinas de estos planteamientos? ¿crees que te pueden servir? ¿qué técnicas utilizas para gestionar la incertidumbre en tu vida personal o en tus proyectos?

Gestionar la incertidumbre