¿Gestionas tu tiempo o te lo gestionan?

¿Consideras que te falta tiempo en tu jornada laboral para hacer todo el trabajo? ¿Aprovechas bien tu jornada? ¿Regresas a casa con frecuencia con la sensación de no hacer progresado lo suficiente en tus tareas?

En este ‘post’ vamos a analizar la importancia de gestionar bien nuestro tiempo (dentro y fuera de la jornada laboral), vamos a identificar los principales enemigos de la productividad y propondremos algunas soluciones.

Si no somos capaces de gestionar bien nuestro tiempo van a ser los otros, nuestro entorno, quienes nos van a hacer ir siguiendo sus dictados en base a prioridades que probablemente no serán las nuestras.

La importancia de gestionar bien el tiempo en una empresa de servicios

Cuando te dedicas a proporcionar servicios, por ejemplo haciendo aplicaciones móviles como en Slashmobility, el buen o mal uso del tiempo afecta directamente a la cuenta de resultados de la compañía. Nuestros clientes compran horas de nuestro trabajo para que durante las mismas apliquemos en sus Apps todo nuestro conocimiento. Si somos ineficientes vamos a emplear más horas de las necesarias en ese trabajo… y no vamos a poder facturarlas.

Por otra parte, después del jefe, el hecho de acabar quemado es uno de los motivos de abandono más habituales en las empresas. Una de las causas de esta situación es la sensación de falta de control sobre nuestro trabajo, de falta de progreso en nuestras tareas y proyectos,…

Los enemigos de nuestra productividad

Son básicamente 2: las distracciones/interrupciones y la multitarea.

Como ejemplos de interrupciones podríamos incluir el correo electrónico, el chat, el móvil o internet. ¿Tengo que estar continuamente mirando el correo y contestando inmediatamente? ¿O puedo gestionar mis correos 2, 3 ó 4 veces al día y ya está? ¿Se espera que estemos todo el tiempo pendientes de whatsapp? ¿Debemos tener el chat abierto durante toda la jornada laboral? ¿Controlamos nuestro estado en el chat y lo vamos actualizando en base a nuestra disponibilidad? ¿Tenemos el navegador abierto todo el tiempo? ¿Es necesario? ¿Nos limitamos a aquellas pestañas que nos ayudan a realizar la tarea concreta que tenemos entre manos en ese momento?

¿Cómo combatirlos?

 Aquí van algunas propuestas:

  • Escritorio minimalista

No guardamos documentos y/o accesos directos a aplicaciones que puedan distraernos de nuestro trabajo. En su lugar podemos usar programas como ‘Spotlight’ en Mac o ‘Launchy’  en Windows para arrancar aquellas aplicaciones con las que queremos trabajar simplemente escribiendo las primeras letras de su nombre.

  • Navegador minimalista

Sólo mantenemos abiertas aquellas pestañas que nos ayudan a ejecutar la tarea que tenemos entre manos en ese momento. El resto fuera.

  • Uso eficaz de las comunicaciones

El chat es una forma síncrona de comunicación; usémoslo de esa forma pero

  • Informemos a nuestros compañeros de cuando estamos disponibles para chatear y cuando no (porque, por ejemplo, estamos concentrados en realizar una tarea)
  • Si quiero chatear con un compañero, le puedo preguntar si está disponible (tal vez no lo está pero ha olvidado actualizar su estado en el chat) en lugar de abordarlo directamente.
  • Email

Revisemos el correo electrónico y el whatsapp varias veces al día. Cada uno debe decidir la frecuencia que le resulta más conveniente. Pero el resto del tiempo cerramos el cliente de correo y silenciamos whatsapp para evitar distracciones.

Una herramienta de mejora de la productividad: el método GTD

GTD (Getting Things Done) es un método, creado por David Allen para ayudarnos a sistematizar la gestión de las tareas a realizar en nuestro día a día.

No voy a explicar en esta entrada en qué consiste GTD. Podéis encontrar una primera descripción en la Wikipedia, pero os recomiendo que reviséis también los blogs de algunos expertos en el tema como David Torné, Berto Pena o Francisco Sáez.

Comentario final

Tener el control sobre nuestro entorno es complejo. Nuestros compañeros de trabajo, proveedores y clientes pueden seguir dinámicas muy diferentes a las nuestras y afectar negativamente a nuestra productividad.

Sin embargo, en este post hemos visto que hay algunas herramientas que nos pueden ayudar a mejorar la forma como interactuamos con nuestro entorno y mejorar nuestra productividad, al tiempo que estar más satisfechos de nosotros mismos.

No hay recetas mágicas, cada uno debe probar diferentes técnicas y herramientas y encontrar la combinación que le ayude mejor en su día a día.

¿Qué herramientas o métodos utilizáis vosotros? ¿Habéis probado GTD? ¿Cuáles son vuestras impresiones?

Este post se publicó en primer lugar en el blog de Slashmobility

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