4 beneficios de la estandarización del hardware en las organizaciones

De entrada, la estandarización aporta un beneficio claro: permite realizar la misma actividad de la misma forma cada vez.

Estandarización de hardware

En el ámbito de los sistemas de información muchas empresas, especialmente de tamaño pequeño y mediano, sufren la falta de estandarización del hardware que soporta su negocio.

Esta situación se da cuando no hay un departamento de sistemas de información que, de forma centralizada y homogénea, establezca una política o unos criterios de adquisición de hardware.

Un síntoma de la falta de estandarización de hardware es la gran diversidad de marcas y fabricantes en los PCs de los usuarios de la organización. La situación se complica aún más cuando se juntan en un departamento ordenadores de diferentes (y a veces muy diversas) antigüedades. Lo mismo ocurre con frecuencia con las impresoras: muchas empresas disponen de un bonito “jardín” con impresoras en casi cada mesa de usuario y casi cada una de ellas de un fabricante o modelo diferente.

Resultados negativos de esta situación

– Tiempos de espera innecesariamente largos cuando se produce un fallo.

– Problemas y sobrecoste en la gestión de los recambios (ya sea de piezas para los PC como de toners para las impresoras).

Almacén de recambios de hardware

Almacén de recambios de hardware (cortesía de booleancomando bajo licencia CC BY-NC-SA 2.0)

Una situación similar se puede llegar a dar en el CPD (Centro de Proceso de Datos). Como consecuencia de procesos de adquisición o fusión con otras organizaciones o porque el departamento de Compras ha encontrado una determinada “ganga” que le ha ofrecido un proveedor: variedad de servidores de diversos fabricantes y modelos, un “jardín” de switches, …

En este caso los resultados son también negativos:

– Problemas y sobrecoste en la gestión de los recambios

– Sobrecoste y mayor complejidad en la gestión de acuerdos de mantenimiento de hardware con los fabricantes

– Necesidad de mayor conocimiento (más diverso) dentro de los miembros del departamento de sistemas de información para poder gestionar un parque amplio.

Posibles vías de solución

1. Definir modelos estándar de PC según el tipo de usuario, limitando el catálogo de PCs a 2 o 3 dentro de toda la organización.

2. Realizar compras de PCs de forma regular y programada, sin esperar a que los ordenadores se vayan “muriendo”.

3. Dejar de trabajar con una impresoras para cada usuario (o compartida para grupos de usuarios muy reducidos) y pasar a trabajar con grandes impresoras en red y en modo de pago por uso.

Beneficios de la estandarización de hardware

1. Las compras “en bloque” permiten conseguir descuentos con los proveedores y ayudan a controlar mucho mejor los períodos de garantía de las máquinas.

2. Limitar el parque de PCs a 2 o 3 modelos distintos facilita mucho la labor de los responsables de su mantenimiento: por un lado limita el conocimiento de modelos a controlar y sus particularidades y por otro permite tener un reducido stock de repuestos que cubre todo el parque.

3. La limitación de modelos también favorece la resolución rápida de averías, dado que se dispone de repuestos y que se tiene mayor conocimiento de las particularidades de los 2 o 3 modelos a mantener. Esto es bueno porque limita los tiempos de caída de los servicios.

4. La estandarización de las impresoras y el pago por uso permiten a los departamentos de sistemas (o compras según el caso) olvidarse del mantenimiento y de la gestión de los toners (y su reciclaje).

En una de las empresas en las que he trabajado conseguimos poner en marcha este proceso, realizando una compra anual de PCs y renovando todo el parque cada 4 años (una cuarta parte cada año). Logramos descuentos importantes en las compras y pudimos empezar a gestionar correctamente las garantías de los fabricantes, entre otros beneficios ya mencionados.

La sustitución de más de una veintena de pequeñas impresoras “personales” por 3 impresoras en red permitió un importante ahorro de costes (que además, si así se desea, se pueden llegar a imputar por usuario) y minimizar los tiempos sin servicio.

¿Qué hacéis en vuestras organizaciones? ¿Seguís este tipo de prácticas? ¿Qué dificultades os encontráis?

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4 beneficios de la estandarización del hardware en las organizaciones

Un comentario en “4 beneficios de la estandarización del hardware en las organizaciones

  1. Muy interesante. Qué obvio parece cuando trabajas en una empresa en la que todos estos recursos están bien organizados. En este caso, uno no es consciente de la importancia que tiene y los sobre-costes en que se incurriría de no ser así.

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