El factor humano en la gestión de riesgos / Human factor in risk management

(english version below)

Hace unos días asistí a la presentación de una herramienta de gestión de riesgos, aplicable a la gestión de proyectos pero también a otros ámbitos.

La herramienta, a partir de las estimaciones realizadas por el director de proyecto y su equipo de colaboradores, realiza un elevado número de simulaciones (configurable) siguiendo el método de Montecarlo.

Qué es la simulación de Montecarlo

La simulación de Montecarlo consiste en crear un modelo matemático del sistema a analizar, identificando aquellas entradas o variables del modelo cuyo comportamiento aleatorio determina el comportamiento global del sistema.

Una vez identificadas las mencionadas variables aleatorias, se procede a generar –mediante una aplicación informática- muestras aleatorias (valores específicos) para estas variables  y a analizar el comportamiento del sistema ante los resultados generados.

Repitiendo n veces este proceso, se obtienen n resultados sobre el comportamiento del sistema, permitiéndonos entender mejor el funcionamiento del mismo. A mayor número (n) de experimentos realizados, lógicamente, obtendremos más precisión en el análisis.

El Casino de Montecarlo dio nombre a la simulación
El Casino de Montecarlo dio nombre a la simulación

Foto de azugaldia bajo licencia CC BY 2.0

Cómo se aplica la simulación en la dirección de un proyecto

En nuestro caso, las variables de entrada al sistema serían, por ejemplo, las variaciones en el coste o en la duración de las actividades del proyecto en función de que se materialicen o no determinados riesgos. Como resultado, la aplicación proporciona, entre otros datos, una gráfica con las probabilidades de acabar el proyecto en determinada fecha o con un determinado coste.

Actualmente la tecnología nos puede ayudar mucho y, especialmente en proyectos de elevado coste y/o en los que no acabar en plazo pueda causar peligro para equipamientos o vidas humanas, este tipo de herramientas puede ser de gran ayuda.

El factor humano

Sin embargo, mi reflexión viene motivada porque toda la información de partida que utiliza la herramienta debe ser proporcionada por personas; la probabilidad y la estimación de impacto de que se materialice un determinado riesgo, la identificación exhaustiva de los riesgos que pueden afectar al proyecto, los criterios para definir la matriz de probabilidades e impactos … Si todo ésto no es acertado, todos los cálculos que muy afinadamente realicen las máquinas en base a esta información serán erróneos.

La experiencia del Director del Proyecto y de su equipo, su formación, la posibilidad de tener un equipo de proyectos multidisciplinar, que sea capaz de tener en cuenta todas las afectaciones e implicaciones del mismo, la posibilidad de disponer de una buena base corporativa de lecciones aprendidas de otros proyectos, el conocimiento de la organización en la que se desarrolla el proyecto y de su grado de aversión al riesgo…

¿Qué otros factores humanos consideras que pueden afectar a la gestión de riesgos de un proyecto? ¿utilizáis aplicaciones en vuestras organizaciones que os ayuden en este proceso?

—— ENGLISH VERSION —————

Some days ago I attended a presentation of a risk management tool, applicable to project management but also to other environments.

The tool performs a big number (configurable) of simulations based on the estimations made by the project manager and its team, according to the Montecarlo method.

What is Montecarlo simulation?

Montecarlo simulation consists on the creation of a mathematical model of the system to be analyzed and the identification of the inputs or variables whose random behavior determines the behavior of the whole system.

After that, random samples (specific values) are generated using an application. Those samples are used as inputs of the system and the outputs are used to analyze its global behavior.

Repeating n times this same process it is posible to obtain n results that allow to understand better the way it works. The bigger the number of samples the more precision in the analysis.

Montecarlo casino named the simulation
Montecarlo casino named the simulation

Photo from azugaldia under license CC BY 2.0

How can we apply this to project management?

In our environment, the input variables would be, for instance, the variances in cost or in the duration of project activities depending on some risks that might finally materialize or not. As a result, the application provides some graphics with the probabilities to finish a project in a specific date or with a specific cost.

Nowadays technology can help us a lot, specially in projects of high cost and / or in those projects where not finishing on time may risk infrastructures or even human lifes. In these situations these kind of tools can be very helpful.

The human factor

But the reason that has motivated me to write this post is the thinking that all the information needed by the tool must be previously provided by humans; the probability and the estimation of the impact in the case that an specific risk may finally happen, the exhaustive identification of the risks that may affect to a project, the criteria to define the probabilities and impacts matrix … If there are important mistakes or gaps in this data the later calculations made by the machines will be wrong.

The experience of the project manager and its team, their training, the chance to have a multidisciplinary project team, capable to have in mind all the potential risks and the ways they would affect the whole project, the possibility to have a good base of lessons learned available for the whole organization, the knowledge of the organization that is developing the project and its risk aversion, …

What other factors do you think that may affect a proper risk management in a project? Do you use applications in your organizations that support you in this process?

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