Criterios para gestionar No Conformidades

El punto 8.3 de la norma ISO 9001 nos obliga a asegurar que el producto no conforme es identificado y controlado adecuadamente para prevenir su uso no intencionado.

El tratamiento a realizar puede ser diverso, desde tomar acciones para eliminar la no conformidad hasta autorizar su utilización bajo ciertas condiciones. No voy a entrar en ello en este artículo.

Here I M by Scott Shephard by scottshephard (CC BY-NC-ND 2.0)

Lo que me interesa tratar hoy es: ¿cómo gestionar formalmente estas No Conformidades para cumplir con la norma de la forma más eficiente posible?

Una posibilidad es abrir una No Conformidad cada vez que se produce una incidencia. Eso obliga a realizar Acciones Correctivas por cada incidencia detectada.

Una segunda opción consiste en gestionar y registrar incidencias (y no necesariamente tomar acciones) por departamentos o por procesos. Más tarde, de forma periódica, se pueden revisar todas estas incidencias, analizarlas y plantear Acciones Correctivas en bloque.

No creo que ninguna de las dos opciones sea mejor que la otra sin más. Como en muchas otras cosas depende, por ejemplo, del volumen de No Conformidades a gestionar.

Hay sectores como el farmacéutico en los que cada incidencia suele representar una No Conformidad que debe ser abierta y tratada, generalmente de forma independiente. Al tratarse de sectores altamente regulados, hay mucha conciencia de esta necesidad y se destinan recursos a la formación para que los empleados informen de manera sistemática de cada incidencia por pequeña o repetitiva que ésta sea.

En otras áreas de actividad económica, la cultura corporativa puede ser muy diferente y sólo se abren No Conformidades cuando las incidencias detectadas son de cierta entidad o si siendo poco importantes se repiten con frecuencia.

Mi criterio es que si la cantidad de No Conformidades a tratar es pequeña, en relación a los recursos disponibles para ello, es mejor abrir una No Conformidad para cada incidencia y gestionarla de forma independiente. Eso le da mayor entidad y asegura que le vamos a dedicar mayor atención.

Por el contrario si, en nuestra actividad, se genera un gran número de incidencias diario (me refiero a decenas o centenares) y muchas de ellas son repetitivas creo que es mejor hacer una revisión periódica (diaria o semanal) y plantear No Conformidades que agrupen un gran volumen de incidencias del mismo tipo. Ésto asegura igualmente el tratamiento pero mejora la eficiencia y evita perder el tiempo en tareas repetitivas que no aportan valor.

¿Qué opinas? ¿Qué criterio seguís en tu organización?

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